Погашение долга по подотчету при увольнении. Невозврат подотчетных денежных средств: налоговые последствия

Осторожно!
Проверяющие могут приравнять подотчетный долг директора к его личным доходам и начислить на эту сумму НДФЛ и взносы.

Зависший на директоре подотчет — проблема многих компаний. Как правило, деньги, которые берет руководитель из кассы, оформляют на хозяйственные нужды. Но часто документов для подтверждения таких затрат нет. Со временем незакрытая становится настолько солидной, что может привлечь внимание проверяющих из налоговой службы и фондов.

Конечно, идеальный вариант обнулить подотчет — чтобы директор вернул все или представил подтверждающие документы. Но добиться этого не всегда возможно. Тогда пригодятся другие способы. В статье вы найдете пять самых жизнеспособных и сможете выбрать оптимальный для вашей компании (см. также таблицу ниже). Все способы, кроме первого, подойдут и для случаев, когда деньги числятся за другим сотрудником компании, например заместителем директора и т. д.

Главные преимущества и недостатки каждого способа

Преимущества

Главный недостаток

Какие документы оформить

Не нужно платить страховые взносы, а ставка НДФЛ ниже обычной на 4 процента (9 вместо 13)

Суммы дивидендов может не хватить для покрытия всего долга. Тогда надо будет ждать следующих дивидендов или же использовать другие способы

Протокол общего собрания участников (учредителей). Справка-расчет начисленных дивидендов

Не нужно платить ни страховые взносы, ни НДФЛ

Долг никуда не исчезнет, просто срок его погашения отодвинется во времени

Договор займа

Выдать материальную помощь или денежный подарок

Не нужно платить НДФЛ и взносы с матпомощи в пределах 4000 руб. в год. Подарок не облагается НДФЛ в пределах такой же суммы, а от взносов вообще освобожден

Нельзя списать на расходы подарки и денежную помощь

Заявление. Приказ (для материальной помощи), договор дарения (для денежного подарка)

Арендовать личное имущество директора или выплачивать компенсацию за его использование

Не нужно платить страховые взносы, а в случае с компенсацией — и НДФЛ

На проверке надо будет доказать, что имущество директора действительно используется в производственной деятельности компании

Договор аренды или соглашение о выплате компенсации и приказ

Провести в учете личные расходы директора как расходы компании

Не нужно начислять НДФЛ и взносы. А расходы можно будет учесть при расчете налога на прибыль, конечно, если их обосновать

На проверке будет сложно доказать обоснованность личных расходов директора

Авансовый отчет с подтверждающими документами (накладными, чеками и т. п.)

В любом случае предварительно получите одобрение руководителя. Ведь его подпись будет нужна на оформляемых документах. А чтобы убедить его в необходимости разобраться с зависшими подотчетами, расскажите о негативных последствиях как для него самого, так и для компании (см. ниже.).

Содержание

Чем незакрытый подотчет рискован для директора и компании

1. Накопившийся подотчет проверяющие сочтут личным доходом директора . Тогда налоговая начислит с этой суммы НДФЛ, а фонды — взносы. Предположим, директор взял из кассы 10 000 руб. и не отчитался за них. С этой суммы ему лично надо заплатить 1300 руб. НДФЛ (10 000 руб. x 13%), а организации — 3000 руб. взносов (10 000 руб. x 30%). Таким образом, покупка подорожает на 4300 руб. (1300 3000). И это без учета пеней и штрафов. Конечно, доначисления можно оспорить. Ведь невозвращенные подотчетные деньги не становятся доходом работника автоматически (постановление ФАС Поволжского округа от1 апреля 2013г. поделу №А55-15647/2012). Но зачем компании лишние проблемы на ровном месте?

2. Выдача нового подотчета при незакрытом старом может обернуться для компании штрафом до 50 000 руб. по статье 15.1 КоАП РФ . Новый , как и его предшественник, разрешает выдавать очередную сумму подотчетных только после того, как работник отчитался по предыдущему авансу (п. 6.3 Указания Банка России от11марта 2014г. №3210-У). Санкций за это нарушение нет. Но инспекторы могут обвинить компанию в том, что она умышленно оформляет подотчет, чтобы избежать сверхлимитного остатка. А это нарушение кассовой дисциплины.

Погасить долг по подотчету дивидендами

Для кого подходит : Для прибыльной компании, директор которой одновременно является учредителем.

Способ хорош тем, что ничего не надо искусственно оформлять: директор-учредитель получает свои же деньги и вносит их в счет подотчетного долга. Главное, чтобы должник на это согласился. Возможно, аргументы, приведенные выше, его убедят.

Как правило, дивиденды выплачивают по итогам года. Но общее собрание акционеров (участников) может принять решение выплачивать дивиденды по итогам квартала, полугодия или девяти месяцев. Это так называемые промежуточные дивиденды. Тогда каждый раз, получая промежуточные дивиденды, часть их директор-учредитель может направлять на погашение подотчета. Вам надо будет удержать НДФЛ по ставке ниже обычной — 9, а не 13 процентов (п. 4 ст. 224 НКРФ). Взносы с дивидендов платить не требуется, ведь это выплаты не в рамках трудовых отношений (письмо ФСС РФот18 декабря 2012г. №15-03-11/08-16893).

В бухгалтерском учете начисленные дивиденды отражают так:

Дебет 84 Кредит 70 субсчет «Расчеты по выплате дивидендов»

  • начислены дивиденды директору-учредителю.

Как видим, ничего сложного в этом способе нет. Единственное ограничение — дивиденды рискованно выдавать из наличной выручки. Ее можно тратить только на цели, перечисленные в новом Указании Банка России от7 октября 2013г. №3073-У. А дивиденды в этом документе не упоминаются. Прямой ответственности за нецелевые траты выручки из кассы в законодательстве нет. Но есть риск, что налоговики обвинят компанию в несоблюдении порядка хранения свободных денежных средств. А за это предусмотрен штраф до 50 000 руб. (ст. 15.1 КоАП РФ).

Но как тогда выплачивать дивиденды? Все зависит от организационно-правовой формы вашей компании — ООО или АО.

Если у вас ООО . Можно оформить зачет дивидендов в счет долга по подотчету либо выдать их наличными, предварительно сняв их с расчетного счета.

Пример 1 : Как зачесть дивиденды в счет долга по подотчету

По итогам I квартала 2014 года чистая прибыль ООО «Весна» после уплаты налогов составила 266 000 руб. В июне директор — единственный учредитель компании Спиридонов С. А. принял решение направить ее на выплату дивидендов. При этом его долг перед компанией по подотчетным средствам составляет 180 000 руб. Учредитель согласился оформить зачет дивидендов в счет погашения долга. Компания не получает дивиденды от других организаций.

Тогда проводки будут такими:

Дебет 84 Кредит 70 субсчет «Расчеты по выплате дивидендов»

  • 266 000 руб. — начислены дивиденды Спиридонову;

Дебет 70 субсчет «Расчеты по выплате дивидендов» Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»

  • 23 940 руб. (266 000 руб. x 9%) — удержан НДФЛ;

Дебет 70 субсчет «Расчеты по выплате дивидендов» Кредит 71

  • 180 000 руб. — зачтены дивиденды в счет долга по подотчетным средствам;

Дебет 70 субсчет «Расчеты по выплате дивидендов» Кредит 51

  • 62 060 руб. (266 000 — 23 940 — 180 000) — перечислена Спиридонову оставшаяся сумма дивидендов.

Если у вас АО . С 1 января 2014 года акционерные общества выплачивают дивиденды строго по безналичному расчету (п. 8 ст. 42 Федерального закона от26 декабря 1995г. №208-ФЗ). А это означает, что сначала понадобится перечислить деньги на банковскую карточку или расчетный счет директора, а затем он должен будет вернуть эти деньги компании, то есть погасить подотчетный долг.

Оформлять зачет и выдавать наличные, как в случае с ООО, рискованно. Налоговики на проверке могут решить, что дивиденды, выданные с нарушением порядка, таковыми не являются, а представляют собой обычный доход. Тогда НДФЛ пересчитают по ставке 13, а не 9 процентов.

Переоформить долг по подотчету в заем

Для кого подходит : Для всех компаний.

Переоформление подотчета в беспроцентный заем не потребует больших финансовых и трудозатрат, но полностью не решит проблему с зависшим долгом. Получится лишь на некоторое время отложить ее решение. Ведь рано или поздно директор все же должен будет вернуть компании деньги, которые он получил по договору займа.

Еще один минус. При беспроцентном займе возникнет материальная выгода от экономии на процентах, которые директору пришлось бы заплатить, если бы он, к примеру, взял кредит в банке (подп. 1 п. 1 ст. 212 НКРФ). С суммы этой материальной выгоды придется исчислить и заплатить в бюджет НДФЛ по ставке 35 процентов.

Осторожно!
Зависший подотчет можно переоформить в заем. Но если он будет беспроцентным, то с материальной выгоды надо удерживать НДФЛ по ставке 35 процентов.

Конечно, можно оформить процентный заем, причем проценты установить такие, чтобы у работника не возникало материальной выгоды. Но это еще более трудоемкий вариант, ведь понадобится оформлять документально и проводить в учете не только сумму займа, но начисление и уплату процентов. Кроме того, у организации возникают доходы в виде процентов по займу, с которых надо заплатить налог на прибыль.

Что касается формы расчетов, безопасный вариант здесь — это перечислить заем директору по безналу, а он потом погасит этими деньгами свой подотчетный долг.

Пример 2 : Как долг по подотчету заменить на договор займа

Долг директора перед компанией по подотчетным средствам составляет 92 000 руб. Этот долг решили переоформить в задолженность директора по беспроцентному займу. Бухгалтер сделал в учете такую запись:

Дебет 73 субсчет «Расчеты по предоставленным займам» Кредит 51

  • 92 000 руб. — выдан заем директору;

Дебет 51 Кредит 71

  • 92 000 руб. — возвращен аванс подотчетником.

Можно поступить по-другому: сначала выдать директору заем из кассы, а потом он вернет компании деньги тоже наличными. Но здесь много ограничений. Выдать заем руководителю можно только из наличности, снятой с расчетного счета, а не из кассовой выручки (п. 4 Указания №3073-У). Кроме того, безопаснее, чтобы сумма подотчетного долга, возвращаемого наличными в кассу, не превышала 100 000 руб. В пункте 6 Указания № 3073-У прямо сказано, что 100-тысячный лимит не распространяется на суммы, выдаваемые работникам под отчет. Но для подотчетных, возвращаемых в кассу компании, такой оговорки нет.

Рано или поздно срок действия договора займа истечет. То есть у директора опять зависнет долг перед компанией. В такой ситуации есть два варианта действий, но они с налоговыми рисками.

Первый — можно продлевать срок займа до бесконечности. Это позволит не платить ни НДФЛ, ни взносы. Но компанию могут обвинить в том, что она скрывает облагаемый доход директора.

Второй — через три года списать не возвращенный в срок заем как безнадежный. Здесь проверяющие могут усомниться в том, что компания не смогла удержать долг у своего же директора. И решат, что фактически долг прощен. Значит, надо платить НДФЛ (письмо ФНС России от11 октября 2012г. №ЕД-4-3/17276) и взносы (письмо Минздравсоцразвития России от17мая 2010г. №1212-19).

Выдать директору матпомощь или денежный подарок

Для кого подходит : Для любой компании.

Способ не требует ни наличия прибыли, ни особых условий в трудовом договоре с директором. Конечно, можно выдать директору и премию. Но она в полном объеме облагается НДФЛ и взносами. А для материальной помощи и подарков есть льготы.

Материальная помощь . Материальная помощь, не превышающая на одного сотрудника 4000 руб. за год, освобождена от НДФЛ (п. 28 ст. 217 НКРФ). Взносами также облагается сумма матпомощи, превышающая 4000 руб. в год на одного человека. На этом давно настаивают чиновники (письмо Минздравсоцразвития России от17мая 2010г. №1212-19).

Осторожно!
Чиновники требуют платить взносы с материальной помощи, превышающей 4000 руб. в год на одного человека.

С таким подходом можно спорить, ссылаясь на постановление Президиума ВАС РФот14мая 2013г. №17744/12 . Судьи пришли к такому выводу: выплаты социального характера, в том числе и материальная помощь, не относятся к оплате труда. Они не зависят от квалификации работников, сложности, качества, количества и условий их работы. Сам по себе факт трудовых отношений между компанией и ее работником не свидетельствует о том, что все выплаты в его адрес представляют собой оплату труда. А раз так, то взносы на сумму матпомощи начислять не надо. Даже если она и больше 4000 руб. Но эта точка зрения неизбежно приведет к спору с фондами.

Подарок . От НДФЛ освобождены подарки, стоимость которых составляет максимум 4000 руб. в год (п. 28 ст. 217 НКРФ). Это правило распространяется и на подарки деньгами (п. 1 ст. 128, ст. 572 ГК РФ).

Взносы на подарок директору начислять не надо (письмо Минздравсоцразвития России от19мая 2010г. №1239-19). При этом передачу подарка, который стоит более 3000 руб., надо оформить письменным договором дарения. Кроме того, безопаснее, чтобы выдача подарков работникам не была одним из условий коллективного и трудового договора, а также положения об оплате труда. Ведь такие подарки, по мнению проверяющих и судей, облагаются взносами, как обычная зарплата.

Обратите внимание! Передача денег в рамках договора дарения не облагается страховыми взносами.

Ни матпомощь, ни подарки при расчете налога на прибыль учесть нельзя. Проводки в обоих случаях будут такими:

Дебет 91 субсчет «Прочие расходы» Кредит 73

  • начислены материальная помощь или подарок;

Дебет 73 Кредит 50

  • выданы материальная помощь или подарок.

Пользоваться имуществом директора за плату

Для кого подходит: Для компаний, которым есть что взять в пользование у директора.

Еще один способ закрыть долг — взять у директора в аренду что-нибудь, что нужно компании, например автомобиль. И ежемесячно выплачивать арендную плату. А директор из этой суммы будет постепенно погашать долг по подотчету. С арендной платы нужно будет удерживать НДФЛ. Взносами она не облагается. При этом арендную плату в отличие от матпомощи и подарков можно списать в налоговые расходы.

Безопаснее, чтобы сумма, которую вы будете начислять директору, не превышала рыночные арендные ставки. Иначе инспекторы сочтут расходы на аренду завышенными и пересчитают налог на прибыль.

Осторожно!
Можно закрывать подотчет компенсацией за использование машины. Но этот расход нормируют в налоговом учете.

Другая разновидность этого способа обнуления подотчета — выплачивать директору компенсацию за использование автомобиля. В таком случае удерживать НДФЛ вообще не понадобится, как и платить взносы. Основание — пункт 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ, подпункт «и» пункта 2 части 1 Закона № 212-ФЗ. Но при расчете налога на прибыль можно будет учесть только выплаты в пределах норм. Если объем двигателя меньше 2000 куб. см (включительно), то норма компенсации составит 1200 руб. в месяц. Если объем двигателя свыше 2000 куб. см — 1500 руб. в месяц. Для мотоциклов ежемесячная норма компенсации установлена в размере 600 руб.

В бухучете записи будут следующими:

Дебет 26 (44) Кредит 73

  • начислена компенсация за использование личного имущества сотрудника (арендная плата);

Дебет 73 Кредит 71

  • зачтены выданные подотчетные средства в счет выплаты компенсации или арендной платы.

Провести в учете личные расходы директора

Для кого подходит : Для компаний, которые не боятся судебного разбирательства и риска проиграть спор.

Самый отважный способ. Вещи, которые директор приобрел лично для себя, можно отразить в учете как расходы компании. Например, мебель, электронику, автомобили. Конечно, если директор передаст вам все документы на покупку, а машину оформит на компанию. Но будьте готовы, что налоговики на выездной проверке потребуют предъявить им все купленное. А использование личного автомобиля в деятельности компании надо будет подтверждать путевыми листами. У организации возникает еще и обязанность платить транспортный налог.

Наконец, через компанию можно провести далеко не все расходы директора. Проблематично будет обосновать покупку новой резины, если в организации нет автомобиля. Или приобретение мотоцикла, если вы не развозите никаких товаров покупателям. Если доказать обоснованность таких покупок невозможно, то лучше их в учете не показывать, а выбрать другой способ закрыть подотчет.

Обратите внимание!

  • Подотчет директора-учредителя можно закрыть, периодически выплачивая ему дивиденды.
  • С директором можно оформить договор аренды машины. Из получаемых сумм он будет погашать подотчет.
  • Личные покупки директора можно учесть в расходах. Но на проверке надо будет доказывать их обоснованность.

Выданные под отчет суммы сотрудник должен своевременно вернуть работодателю. Но что, если работник этого не сделал? Как отразить этот факт в бухгалтерском учете? Как оказалось, такие суммы можно даже списать по сроку исковой давности.

С 1 января 2012 года порядок расчетов с подотчетными лицами устанавливает пункт 4.4 Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации (утв. Банком России 12 октября 2011 г. № 373-П; далее — Положение № 373-П). А именно, расходный ордер для выдачи наличных денег под отчет оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица при наличии на нем собственноручной надписи руководителя о сумме денег и о сроке, на который они выдаются, подписи руководителя и даты. Заявление на имя руководителя работник составляет в произвольной форме, однако должен конкретно характеризовать предстоящие расходы.

Надпись руководителя содержит новую информацию для работника — о сроке, в который неизрасходованные деньги подлежат возврату. А значит, работник должен подтвердить (в письменной форме), что это распоряжение до него доведено. Например, выполнив на заявлении собственноручную надпись: «Со сроком возврата остатка ознакомлен и согласен (подпись, дата)». Полагаем, что без подобной оговорки деньги выдаче под отчет не подлежат.

Таким образом, неистраченные средства работник обязан вернуть в срок, указанный в заявлении. После чего на оформление авансового отчета ему отводится еще три рабочих дня.

Проверка авансового отчета, его утверждение и окончательный расчет по нему с работником осуществляются в срок, установленный руководителем. На практике такой срок принимается одинаковым для всех авансовых отчетов. С одной стороны, он относится к правилам документооборота и закрепляется в учетной политике (п. 2 и 4 ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации», утв. приказом Минфина России от 6 октября 2008 г. № 106н). А с другой стороны – срок окончательного расчета затрагивает интересы подотчетного лица. Поэтому, во избежание разногласий, подотчетных лиц нужно ознакомить и с этим организационным решением (под роспись).

Обратите внимание – для авансового отчета Положение № 373-П не закрепляет применение унифицированной формы № АО-1 (утв. постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55). Хотя в самой этой форме указан ее код по ОКУД (0302001), в действующий классификатор она не включена.

Возникновение дебиторской задолженности

Расчеты с дебиторами и кредиторами фирма отражает в суммах, признаваемых ею правильными (п. 73 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утв. приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н, далее — ПВБУ). Это общее правило распространяется и на расчеты с подотчетными лицами. Поэтому бухгалтер производит учетные записи на основании утвержденного авансового отчета. Согласие подотчетника на отражение за ним дебиторской задолженности не требуется.

Пример 1

Работник получил на командировку 30 000 руб. По возвращении он внес в кассу неиспользованные средства в сумме 1000 руб. и представил авансовый отчет с приложением оправдательных документов на сумму 29 000 руб. Однако из нее к учету (в качестве расходов, связанных с осуществлением деятельности юридического лица) было принято только 20 000 руб. В этой ситуации бухгалтер произвел записи: ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50
— 30 000 руб. – выданы наличные на командировку;
ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 71
— 1000 руб. – внесен в кассу неизрасходованный остаток;
ДЕБЕТ 20 (10, 08, …) КРЕДИТ 71
— 20 000 руб. – утвержден авансовый отчет.

В итоге за работником будет числиться дебиторская задолженность в сумме 9000 руб. (30 000 – 1000 – 20 000).

По какой бы причине ни образовалась за подотчетником дебиторская задолженность, о ее размере его необходимо официально известить. Из Положения № 373-П можно сделать вывод, что дата окончательного расчета по авансовому отчету и дата его утверждения совпадают. Работник может либо признать за собой предъявленную ему задолженность, либо не согласиться с ней.

В отличие от дебиторов по гражданско-правовым сделкам подотчетник систематически оказывается кредитором фирмы – в связи с начислением ему заработной платы. Поэтому у администрации возникает соблазн произвести зачет числящегося за ним остатка подотчетных сумм в счет выплаты заработной платы. Формально такая операция отражается проводкой:

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 71
— остаток по авансовому отчету списан в качестве выплаты заработной платы (в том числе в счет аванса по оплате труда за первую половину месяца).

Однако такой зачет в одностороннем порядке, предусмотренном в статье 410 Гражданского кодекса, невозможен. Он должен производиться с учетом норм трудового права. Причем разногласия сторон разрешаются в судебном порядке.

Материальная ответственность подотчетного лица

За деньги, полученные под отчет, работник несет полную материальную ответственность. Основание – пункт 2 статьи 243 Трудового кодекса. Ведь наличные были выданы ему по разовому документу – расходному кассовому ордеру. Следовательно, полная материальная ответственность распространяется и на неизрасходованный остаток. И если он не возвращен в день окончательного расчета – бухгалтеру следует признать недостачу. Такой порядок учета прописан и в Инструкции по применению Плана счетов (утв. приказом Минфина России от 31 октября 2000 г. № 94н).

Пример 2

Воспользуемся условиями примера 1. Работнику было предъявлено требование о возврате денежных средств, расходование которых не было согласовано с работодателем, в сумме 9000 руб. Деньги в кассу он внести не смог.

Поэтому бухгалтер сделал проводку:
ДЕБЕТ 94 КРЕДИТ 71
— 9000 руб. – выявлена недостача у материально ответственного лица.

На этом расчеты с работником в статусе подотчетного лица завершены, счет 71 закрыт. Далее следует применять процедуры истребования задолженности материально ответственного лица, предусмотренные Трудовым кодексом.

Дальнейшие действия работодателя регламентирует трудовое законодательство. Ему причинен действительный ущерб в форме реального уменьшения наличных денег, который подотчетник обязан возместить в полном размере (ст. 238, 242 ТК РФ).

Но прежде чем принимать решение о возмещении ущерба, работодатель обязан провести проверку для установления причин его возникновения. Для этого необходимо потребовать от работника письменное объяснение для установления причины невозврата денег. В случае отказа или уклонения работника от предоставления указанного объяснения составляется соответствующий акт (ст. 247 ТК РФ).

Важно

Суммы, числящиеся на счете 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», требуют контроля и принятия решений о направлении их списания.

Списание недостачи

Работник либо представит объяснения, либо от дачи таковых может воздержаться. А в своем объяснении он может либо признать свою вину, то есть числящийся за ним долг, либо с наличием задолженности не согласиться. Второй вариант для работодателя равнозначен отказу или уклонению от представления объяснения. В этих случаях он принимает решение самостоятельно.

Начнем с исхода, благоприятного для работника. Материальная ответственность исключается в случаях утраты денег вследствие непреодолимой силы, нормального хозяйственного риска, крайней необходимости или необходимой обороны (ст. 239 ТК РФ). Кроме того, работодатель может простить долг работнику – как полностью, так и частично. Такое право ему предоставляет статья 240 Трудового кодекса, если это не запрещено учредительными документами вашей фирмы. И то, и другое решение руководителя бухгалтер отразит записью:

ДЕБЕТ 91 КРЕДИТ 94
— недостача списана на финансовый результат (подп. «б» п. 28 ПВБУ).

Но прощение долга означает, что работник получил экономическую выгоду. В связи с получением дохода придется начислить ему НДФЛ.

Пример 3

Продолжим анализ ситуации, описанной в примерах 1 и 2. Предположим, работодатель решил отказаться от взыскания ущерба работника в отсутствие ситуаций, перечисленных в статье 239 Трудового кодекса.

Эти операции бухгалтер отразит записями:
ДЕБЕТ 91-2 КРЕДИТ 94
— 9000 руб. – отражено решение руководителя об отказе о взыскании ущерба с работника;
ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68
— 1170 руб. (9000 руб. х 13%) – начислен к удержанию НДФЛ.

Правда, работник может оспорить и удержание НДФЛ. А кроме того, удерживаемая сумма налога не должна превышать 50 процентов суммы выплаты (п. 4 ст. 226 НК РФ). Напомним также: прощение долга допустимо оформить как дарение. Тогда оно освобождается от налогообложения НДФЛ в пределах 4000 рублей (п. 28 ст. 217 НК РФ).

А вот если работодатель намерен возместить понесенный ущерб, недостача списывается на работника вне зависимости от наличия или отсутствия его согласия:

ДЕБЕТ 73 КРЕДИТ 94
— недостача отнесена на материально ответственное лицо.

Сумма, отнесенная на счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба», образует дебиторскую задолженность.

Погашение дебиторской задолженности

Если отражать все хозяйственные операции последовательно, то «дебиторки» на счете 71 оставаться не должно. Но ее наличие не является ошибкой. Ведь Инструкция по применению Плана счетов носит рекомендательный характер и порядок использования счетов жестко не регламентирует.

Наличие задолженности за работником не является препятствием к его увольнению. А вот утрата доверия, если вина работника установлена судом, – основание для его увольнения по инициативе работодателя (п. 7 ст. 81 ТК РФ). В случае расторжения трудового договора с должником бухгалтер произведет запись:

ДЕБЕТ 76 КРЕДИТ 73
— переклассифицирована задолженность в связи с увольнением работника.

Если сотрудник, работающий или бывший, не согласен погасить задолженность, а работодатель не намерен с ним судиться, то избавиться от «дебиторки» можно стандартным способом. На основании пункта 77 ПБУ она подлежит списанию по истечении срока исковой давности, то есть через три года (ст. 196 и 199 ГК РФ). Кроме того, на эту задолженность распространяется общее правило о создании резерва сомнительных долгов (п. 70 ПБУ). В такой ситуации бухгалтер сделает проводки:

ДЕБЕТ 91 КРЕДИТ 63
— начислен резерв сомнительных долгов по задолженности по подотчетной сумме;

ДЕБЕТ 63 КРЕДИТ 73, 76
-списана задолженность по истечении общего срока исковой давности.

Удерживать списанную задолженность на забалансовом счете 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов» оснований не имеется, поскольку причиной списания неплатежеспособность не является (абз. 2 п. 77 ПБУ).

В налоговом учете такая дебиторская задолженность относится к безнадежным долгам и приравнивается к внереализационным расходам (п. 2 ст. 266, подп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ). Для признания в расходах по налогу на прибыль причина возникновения долга перед налогоплательщиком роли не играет. В поддержку этой позиции вы можете сослаться на письма Минфина России от 8 августа 2012 г. № 03-03-07/37 и от 24 сентября 2009 г. № 03-03-06/1/610.

Необоснованная налоговая выгода

Схема списания задолженности подотчетного лица по сроку исковой давности хотя и чревата удержанием НДФЛ, зато сулит экономию по налогу на прибыль.

Кроме того, Положение № 373-П позволяет устанавливать срок окончательного расчета с подотчетным лицом в индивидуальном порядке. А до тех пор, пока такой срок не определен руководителем и персонально не доведен до подотчетника, деньги могут оставаться у него беспрепятственно. Усматривать в таком способе хранения наличности (вне кассы!) отношения займа между работником и работодателем юридических оснований не имеется.

Между тем очевидно: эти варианты вывода денег из хозяйственного оборота организации (необратимо или временно) невозможны без договоренности между руководителем и подотчетником. А злоупотребление правом заставляет усомниться в добросовестности и разумности действий руководителя, который обязан соблюдать интересы юридического лица (п. 3 ст. 53 ГК РФ). Добавим, что контроль за движением имущества, в том числе наличных денег, осуществляет главный бухгалтер (п. 3 ст. 7 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

Списание удержанных работниками подотчетных средств – дело рискованное. Как известно, налоговая выгода (в том числе в виде расхода по налогу на прибыль) может быть признана судом необоснованной, если операции учтены не в соответствии с их действительным экономическим смыслом или учтены операции, не обусловленные разумными экономическими или иными причинами (п. 3 постановления Пленума ВАС РФ от 12 октября 2006 г. № 53 «Об оценке арбитражными судами обоснованности получения налогоплательщиком налоговой выгоды»). При этом арбитражный суд оценивает доказательства, представленные налоговой инспекцией, по своему внутреннему убеждению (п. 6 ст. 108 НК РФ, п. 1 ст. 71 АПК РФ).

Удержание из заработной платы

Порядок взыскания ущерба прописан в статье 248 Трудового кодекса. Из него вытекает, что вину работника может признать либо он сам, либо суд. К компетенции работодателя установление виновности не относится. Поэтому удержание средств в погашение долга по инициативе работодателя не допускается.

Согласие работника на погашение задолженности удостоверяет его заявление. На его основании работодатель выносит решение об удержании из заработной платы. Но принять это решение нужно не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения подотчетных средств (ст. 137 ТК РФ, письмо Роструда от 9 августа 2007 г. № 3044-6-0). При этом размер удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20 процентов (ст. 138 ТК РФ). Заявление работника об удержаниях, превышающих этот размер, не применяется. Для удержаний на основании исполнительного документа действует более жесткое ограничение – 50 процентов (п. 2 ст. 99 Закона от 2 октября 2007 г. № 229-ФЗ «Об исполнительном производстве»).

Если месячный срок для принятия решения пропущен, работодатель может истребовать задолженность лишь через суд. Формально это означает, что письменное согласие работника утрачивает силу.

Пример 4

Вернемся к примеру 2.Работник согласен на удержание, а руководитель своевременно вынес решение об удержаниях 20 процентов из причитающихся ему сумм при каждой выплате заработной платы. Ближайшая сумма к выплате составила 10 000 руб. Остаток долга работник погасил в тот же день путем взноса в кассу. В учете это будет выглядеть так:
ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 73
— 2000 руб. (10 000 руб. х 20%) – удержано из заработной платы в погашение долга;
ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 50
— 8000 руб. (10 000 – 2000) – выплачен работнику остаток заработной платы;
ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 73
— 7000 руб. (9000 – 2000) – отражено добровольное погашение долга.

Иногда трудно с первого раза разобраться в нововведениях даже опытным бухгалтерам, но законы меняются, совершенствуются, дополняются. Участок «Расчёты с подотчётными лицами» — не исключение из правил. Сотрудники вынуждены совершать поездки в командировки, приобретать товарно-материальные ценности, ГСМ, а чтобы справляться с поставленными задачами, приходится брать денежные средства под отчёт у организации. Бухгалтеру необходимо оформить выдачу средств работнику, принять подтверждающие документы, сделать бухгалтерские проводки, отражающие израсходованные суммы. Разберёмся, как правильно оформить эти операции.

Передача суммы под отчёт

Подотчётные суммы, как правило, выдаются сотрудникам компании либо физическим лицам, работающим по гражданско-правовым договорам. Сотрудники, получившие денежные средства под отчёт, называются подотчётными лицами. Взяв деньги, они обязаны отчитаться о расходах, а неизрасходованные суммы должны вернуть в кассу. Когда же сотрудник сумел потратить денежных средств (ДС) больше, чем выдала ему организация, фирма должна возместить перерасход.

Кому ещё могут выдаваться средства

В некоторых случаях фирма может дать ДС под отчёт своему подрядчику (письмо Центробанка от 02.10.2014 № 29–1-1–6/7859). У подрядчика возникает обязанность отчитаться за полученные суммы, о чём лучше всего прописать в договоре для предотвращения спорных ситуаций. Отсутствие отчёта для такого подрядчика будет грозить неустойкой в размере 1% от суммы.

За взятые под отчёт деньги нужно обязательно отчитаться перед компанией

На какие нужды можно взять под отчёт

При выдаче подотчётных сумм в заявке нужно указывать цели, на которые они выдаются. В зависимости от цели, выделяют следующие виды расходов по подотчётным суммам:

  • командировочные;
  • хозяйственные;
  • представительские;
  • затраты по договорам.

Виды хозяйственных расходов

Выдача ДС на ТМЦ логична, так как порой нужна срочная закупка материалов для продолжения работ. Покупка безналичным путём через организацию иногда увеличивает срок получения желаемого товара. Покупка ГСМ также входит в данную категорию.

Командировочные расходы более обширны, к ним можно отнести: суточные, проживание, билеты и некоторые другие расходы, которые закреплены в нормативных актах руководителем организации.

К хозяйственным расходам можно отнести почтовые расходы, расходы на нотариальные услуги.

Почтовые расходы подтверждаются кассовыми чеками.

Кассовые чеки почты пожно увидеть в авансовых отчётах любой организации

В представительские расходы входит угощение представителей других организаций или участников совета директоров при проведении переговоров. Транспортировка указанных лиц до места проведения встречи и обратно тоже имеет отношение к такому виду расходов. К той же категории относятся затраты на услуги переводчика.

Расходы по договорам от имени фирмы могут включать в себя вышеперечисленные затраты.

Порядок оформления расходной операции

Подотчётные суммы выдаются материально ответственным лицам. Они несут ответственность за денежную наличность по организации в целом. Учёт такого вида операций отражён в указании Банка России от 11.03.14 № 3210-У. Лицо, отвечающее за кассу предприятия, обязано вести приём наличных, выдавать ДС под отчёт, возмещать перерасход подотчёта, принимать неизрасходованные ДС в полном объёме и частично.

Руководитель компании или ИП должен самостоятельно выбрать порядок контроля за операциями и утвердить его. Следовательно, контроль за выдачей ДС под отчёт также регламентируется им. В приказе он самостоятельно определяет список сотрудников, которые имеют право на получение ДС под отчёт.

Выдача денежных средств под отчёт сотруднику

Для того чтобы сотрудник смог получить наличные ДС на законных основаниях, ему необходимо написать заявление. Самое важное в заявлении — срок, на который выданы денежные средства. В противном случае сотруднику придётся вернуть деньги по истечении трёхдневного срока (п.6.3 Указания № 3210-У). Это заявление обязательно к оформлению, ведь иначе компании грозит штраф в размере 50 тыс. руб. (ст. 15.1.КоАП РФ).

Образец заявления, который может быть принят в организации в качестве заявления сотрудника

Образец приказа на получение денег

По правилам документооборота за заявлением обычно следует приказ, форму которого утверждает сама организация в своих внутренних нормативных актах. В приказе следует указать суммы, сроки и список лиц, которым выдаются ДС.

Типовой приказ о выдаче сумм работникам под отчёт содержит все необходимые сведения для идентификации сотрудника и сумме положенного ему аванса

Распоряжение о выдаче средств персоналу организации

Любой сотрудник может выбрать способ получения ДС под отчёт: наличными из кассы или на свою зарплатную карту. В первом случае следует оформить РКО, во втором необходимо использование такого документа как платёжное поручение.

Получение денег по расходному кассовому ордеру

Важно помнить, что если сотрудник будет покупать что-либо у контрагента наличными деньгами от имени компании, то необходимо не превысить лимит, а именно — не больше 100 тысяч рублей по одному договору (п. 6 Указания №3037-У). При нарушении этого лимита компании также грозит штраф в 50 тыс. руб. (ст. 15.1 КоАП РФ).

Перечисление аванса на зарплатную карту

Весьма удобным способом получения является выдача подотчётных денег на карту, что предусмотрено законодательством (Указание Банка Росии №3037-У). Для избежания проблем, которые могут возникнуть при налоговой проверке, важно закрепить данный способ расчётов в учётной политике компании.

Собственно, из-за того что расчёты наличными деньгами тяжелее контролировать, государство стремится их минимизировать. «Чемоданы» денег все дальше уходят в прошлое.

А.А. Ефремова

Журнал «Главная книга»

Форма заявления для перевода средств на банковский счёт

Для получения подотчётных сумм на карту сотрудник должен написать соответствующее заявление. Иначе налоговая проверка решит, что были перечислены не подотчётные суммы, а доход, который облагается НДФЛ в обязательном порядке. В заявлении сотрудник указывает реквизиты карты, срок, сумму и основание для выдачи. В платёжном поручении в поле «Назначение платежа» бухгалтер должен написать: «Перевод средств под отчёт».

Примерный образец заявления, которое необходимо предоставлять для получения денег на карту под отчёт

Как работнику отчитаться о неиспользованных суммах

Отражение расчётов с подотчётными лицами в бухгалтерском балансе

Основной счёт бухгалтерского учёта, который показывает дебетовые и кредитовые движения подотчётных сумм — это счёт 71. Когда сотрудник берёт ДС из кассы, то делается проводка: ДТ 71 — КТ 50. Перечисление денег на карту выглядит так: ДТ71 — КТ51.

Если сформировать оборотную ведомость по счету 71, то по дебету будут видны поступления, а по кредиту — расходы. В итоге сальдо по дебету показывает задолженность сотрудника перед фирмой, а кредит — перерасход.

Выдача подотчётных сумм директору

Выдача подотчётных сумм руководителю должна быть регламентирована и подкреплена документально. Такая обязанность возникает из-за того, что с директором, как и с другими сотрудниками (ст. 11 ТК РФ) тоже заключён трудовой договор. Следовательно, руководитель фирмы является наёмным работником, что обязывает его писать заявление на выдачу подотчётных сумм наравне со всеми остальными сотрудниками. Нелепость такой ситуации, когда директор подписывает заявление самому себе вполне можно решить двумя способами.

  1. Заявление составляется не на имя директора, а на имя компании. Директор подписывает это заявление, тем самым разрешая выдачу денег под отчёт.
  2. Заявление составляется директором, но подписывает его другое должностное лицо, закрепить полномочия которого нужно в нормативных актах фирмы на локальном уровне.

Какой из двух вариантов выбрать, решает руководство фирмы, но без заявления от директора выдача подотчётной суммы — это нарушение порядка расчётно-кассового обслуживания.

Основным отличием случая оформления заявления директора является то, что разрешающая подпись уже не требуется, поскольку ставя подпись под заявлением, директор тем самым и согласовывает выдачу средств самому себе. В связи с этим и текст такого заявления директора будет немного отличаться от того, который бы оформлял иной штатный сотрудник (чтобы документ не выглядел так, что директор сам себе разрешает выдать деньги под отчет).

http://nalog-nalog.ru/buhgalterskij_uchet/dokumenty_buhgalterskogo_ucheta/sostavlyaem_zayavlenie_na_podotchet_ot_direktora_obrazec/

В итоге, если есть заявление от директора, то приказ можно не составлять. Подписанный документ подкладывается к расходному ордеру, если выдача проводилась через кассу, а если перевод осуществлялся безналичным путём — к платёжному поручению.

Составление авансового отчёта

Если сотрудник вернулся из командировки, то у него возникает обязанность отчитаться о полученных суммах в течение 3 дней после возвращения (п.26 Положения о служебных командировках). Если сотрудник не ездил в командировку, но брал подотчётные деньги на какие-либо нужды, то отчитаться он должен либо в течение 3 дней после покупки, либо той датой, которую компания назначила сама при выдаче аванса.

Интересен тот факт, что если сотрудник не брал деньги под отчёт перед тем, как совершить покупку, АО ему составлять не надо. Достаточно принести подтверждающие документы и написать заявление, в котором он просит вернуть потраченные ДС. Необходимо указать причину затрат и их обоснование.

Как подтвердить обоснованность затрат

Оправдательные документы

Документами, которые подтверждают фактические затраты, являются чеки, бланки строгой отчётности, билеты, посадочные талоны, электронные билеты, счета из гостиниц. Утеря оправдательных документов ведёт к трудностям при списании произведённых затрат, поэтому так важно, чтобы сотрудники были проинформированы о том, чтобы документы были принесены в бухгалтерию своевременно. Немаловажным фактом является и то, что сумма утерянного чека, признаваемая расходом сотрудника, подлежит обложению НДФЛ и страховыми взносами.

Заполнение авансового отчёта

Оформление АО происходит частично самим сотрудником, частично бухгалтером.

Бланк авансового отчёта — форма №АО-1

Обычно сотрудник заполняет в АО следующие графы: фамилия, имя, отчество, структурное подразделение, должность, перечень документов с датами, номерами и наименованиями расходов и сумм.

Бланк авансового отчета с обратной стороны заполняется сотрудником

Все остальное заполняет бухгалтер.

К АО прикрепляются оригиналы документов, делаются копии чеков, так как кассовые чеки имеют тенденцию к выцветанию по истечении определённого времени.

Сколько должны храниться документы

Авансовые отчёты и приложения к ним необходимо хранить 5 лет, так как они могут в любой момент понадобиться, к примеру, при проведении налоговой проверки. Срок хранения регламентирован Федеральным законом №402-ФЗ от 06.12.2011.

Срок сдачи АО

Сроки составления и представления в бухгалтерию авансового отчёта предельно ясны: 3 дня с того момента, как сотрудник вернулся из командировки (п.6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У). Но ситуация может осложниться болезнью сотрудника, также возможен вариант ухода в отпуск. Такие причины являются уважительными, а это означает, что командируемый сотрудник вполне может отчитаться по АО сразу же после окончания больничного листа либо по возвращении из отпуска, но не позже.

Удержание задолженности из заработной платы

Вполне возможно, что найдётся такой сотрудник, который не сможет вернуть ДС, оставшиеся после поездки в командировку. Иногда бывают и нечестные работники, которые взяв денежные средства на ТМЦ, не приносят отчётные документы, ссылаясь на их отсутствие.

Как удержать средства в случае их невозврата

Работодатель может удержать недостающую сумму из заработной платы работника, но в ограниченном размере, а именно — не более 20% от зарплаты, полученной за месяц (ст. 138 ТК РФ). Если недостающая сумма меньше, то удержать её получится в предстоящий месяц расчёта зарплаты.

В тех случаях, когда сумма невозврата большая, придётся удерживать её частями. Такое возмещение убытков необходимо оформить приказом и получить письменное согласие работника. Лучше взять с такого сотрудника заявление с его подписью, в котором говорится о том, что он не возражает против компенсации перерасхода из зарплаты. При отсутствии какого-либо документального подтверждения, где фигурирует добровольное согласие работника на удержание, компания рискует оказаться в суде.

Образец заявления от сотрудника в случае его согласия на удержание долга по подотчётным суммам из заработной платы

Максимальный период взыскания остатка задолженности

Конечно, может так получиться, что приказ не издали в ближайший месяц либо требуемую сумму не удержали. Так образуется задолженность за работником перед организацией. Если работник не станет её возвращать, то такая задолженность будет числиться вплоть до истечения срока исковой давности (срок исковой данности — 3 года) либо до судебных разбирательств.

Налогообложение подотчётных сумм

К счастью, подотчётную сумму сотруднику организации выгоднее вернуть фирме, так как такие суммы могут быть квалифицированы налоговыми органами как получение дохода. Следовательно, такой исход событий грозит обложением НДФЛ и страховыми взносами (п. 5 приложения к Письму ФСС РФ от 14.04.2015 № 02?09?11/06–5250).

Проводка при взыскании средств с работника

Для правильного отражения удержания подотчётных сумм из зарплаты делается следующая проводка: ДТ 94 — КТ 71 — списание подотчётной суммы, которая не была возвращена в срок. Проведение непосредственного удержания из заработной платы выглядит следующим образом: ДТ 70 — КТ 94.

Возврат неизрасходованных подотчётных сумм

Вполне возможна и такая ситуация: выдали сотруднику деньги под отчёт, а он их не потратил. Естественно, сотрудник фирмы обязан полностью вернуть сумму в кассу не позднее даты, которая отражена в заявлении на предоставлении аванса (Указание № 3210-У). Следует помнить, что такой порядок расчётов предусмотрен лишь для наличных взаиморасчётов. Порядок расчётов с подотчётными деньгами в безналичной форме лучше всего закрепить в локальных актах компании.

Куда внести излишки денег

Если сотрудник желает вернуть ДС, перечисленные ему на карту, наличными в кассу, он имеет на это право. И также работник может вернуть деньги с помощью карты на расчётный счёт компании, только нужно будет указать, что это «прочие поступления», так как операционисты могут отказать в переводе.

Часто бывают ситуации, что сотрудник не потратил всю сумму полностью. В результате образовался денежный остаток, который ему необходимо вернуть. В таком случае остаток возвращается так же, как и вышеприведённая сумма, с той лишь разницей, что при этом ещё и предоставляется АО с приложением в виде отчётных документов.

Как отразить возврат средств в бухгалтерском учёте

Когда приходит время вернуть неизрасходованные подотчётные суммы или их остаток после произведённых расходов в кассу, проводка выглядит так: ДТ 50 КТ 71 — возврат в кассу, ДТ 51 КТ 71 — возврат на банковский счёт компании. Если сотрудник не вернул подотчётную сумму целиком либо частично, делается следующая проводка: ДТ 94 — КТ 71.

При возврате денежных средств используется приходный кассовый ордер

Последствия нарушения порядка выплаты подотчётных сумм

Иногда случаются недочёты и у бухгалтеров, в частности, к ним относится повторная выдача ДС сотруднику, который не отчитался. Такой исход событий грозит наложением штрафа на компанию до 50 тыс. рублей (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ). Исключением считается ситуация, когда работник пришёл за новой ДС, не отчитавшись за ранее полученные деньги, но в документах при получении ранней выдачи фигурирует более поздняя отчётная дата.

Как закрыть долг подотчётника при отсутствии документов

Бывают ситуации, когда у организации есть подотчётные суммы, которые хотелось бы списать, но оправдательных документов нет из-за того, что сотрудник их не предоставил. Даже на законодательном уровне такое списание не приветствуется (ст. 9 закона «О бухгалтерском учёте» от 06.12.2011 № 402-ФЗ), так как любая хозяйственная деятельность должна быть оправдана и подтверждена документально. К счастью, проблему можно решить нижеприведёнными способами.

Как оформить АО при отсутствии документов

Если сотрудник ездил в командировку либо покупал ТМЦ, а чеки и накладные потерял, всегда можно попытаться их восстановить, запросив копии (п. 1 ст. 252 НК РФ). Когда же восстановление требуемых документов увенчалось успехом, составляется АО и прикрепляется объяснительная записка к нему, где излагается причина отсутствия оригиналов документов.

Утерю посадочного талона можно компенсировать архивной справкой из авиакомпании

Предоставление материальной помощи

Известно, что выдача материальной помощи в год на одного сотрудника составляет 4 тыс. рублей (п. 28 ст. 217 НК РФ, ст. 9 закона «О страховых взносах» от 24.07.2009 № 212-ФЗ). Такая сумма взносами и НДФЛ не облагается, что облегчает задачу фиктивного списания подотчётного долга в виде материальной помощи или подарка сотруднику. Помните, что подарок сотруднику фирмы на сумму более 3 тыс. рублей важно оформить документально в виде договора дарения (п. 2 ст. 574 ГК РФ).

Еще один вариант списания долга с 71 счёта — выдача беспроцентного займа (ст. 807 ГК РФ), что позволяет растянуть возврат суммы во времени. В этом случае придётся учесть требование НК РФ и обложить НДФЛ сумму материальной выгоды в размере 35%.

Дело № 2-1460/12

З А О Ч Н О Е Р Е Ш Е Н И Е

ИМЕНЕМ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Междуреченский городской суд Кемеровской области в составе:

Председательствующего Плюхиной О.А.

При секретаре Никитиной Т.В., рассмотрев в открытом судебном заседании в г. Междуреченске «05» июня 2012 года дело по иску Муниципального унитарного предприятия «Ритуал» к Клековкину ФИО6 о взыскании денежных средств,

УСТАНОВИЛ:

Обратилось в суд с иском к Клековкину ФИО7 о взыскании невозвращенных подотчетных денежных средств в размере <данные изъяты> рублей, судебных расходов в размере <данные изъяты> рублей в счет возврата государственной пошлины, мотивируя тем, что с ДД.ММ.ГГГГ ответчик состоял в трудовых отношениях с МУП «Ритуал» в качестве <данные изъяты> на основании заключенного с ним трудового договора №. (л.д. 8-12)

В соответствии с приказом № от ДД.ММ.ГГГГ трудовой договор с ответчиком прекращен по п.3 ч.1 по инициативе работника в соответствии с распоряжением И.о. Главы города Междуреченска № от ДД.ММ.ГГГГ. (л.д. 13, 14).

Ответчик, являясь работником предприятия, за период с ДД.ММ.ГГГГ по ДД.ММ.ГГГГ получил низ кассы предприятия по расходным платежным документам наличные подотчетные денежные средства в размере <данные изъяты> рублей. на хозяйственные нужды:

  • по расходно-кассовому ордеру № от ДД.ММ.ГГГГ — <данные изъяты> рублей
  • по расходно-кассовому ордеру № от ДД.ММ.ГГГГ — <данные изъяты> рублей.
  • по расходно-кассовому ордеру № от ДД.ММ.ГГГГ — <данные изъяты> рублей
  • по расходно-кассовому ордеру № от ДД.ММ.ГГГГ — <данные изъяты> рублей
  • по расходно-кассовому ордеру № от ДД.ММ.ГГГГ — <данные изъяты> рублей
  • по расходно-кассовому ордеру № от ДД.ММ.ГГГГ — <данные изъяты> рублей
  • по расходно-кассовому ордеру № от ДД.ММ.ГГГГ — <данные изъяты> рублей
  • по расходно-кассовому ордеру № от ДД.ММ.ГГГГ — <данные изъяты> рублей
  • по расходно-кассовому ордеру № от ДД.ММ.ГГГГ — <данные изъяты> рублей
  • по расходно-кассовому ордеру № от ДД.ММ.ГГГГ — <данные изъяты> рублей
  • по расходно-кассовому ордеру № от ДД.ММ.ГГГГ — <данные изъяты> рублей
  • по расходно-кассовому ордеру № от ДД.ММ.ГГГГ — <данные изъяты> рублей
  • по расходно-кассовому ордеру № от ДД.ММ.ГГГГ — <данные изъяты> рублей
  • по расходно-кассовому ордеру № от ДД.ММ.ГГГГ — <данные изъяты> рублей
  • по расходно-кассовому ордеру № от ДД.ММ.ГГГГ — <данные изъяты> рублей
  • по расходно-кассовому ордеру № от ДД.ММ.ГГГГ — <данные изъяты> рублей,
  • по расходно-кассовому ордеру № от ДД.ММ.ГГГГ — <данные изъяты> рублей
  • по расходно-кассовому ордеру № от ДД.ММ.ГГГГ — <данные изъяты> рублей
  • по расходно-кассовому ордеру № от ДД.ММ.ГГГГ — <данные изъяты> рублей,
  • по расходно-кассовому ордеру № от ДД.ММ.ГГГГ — <данные изъяты> рублей
  • по расходно-кассовому ордеру № от ДД.ММ.ГГГГ — <данные изъяты> рублей
  • по расходно-кассовому ордеру № от ДД.ММ.ГГГГ — <данные изъяты> рублей,
  • по расходно-кассовому ордеру № от ДД.ММ.ГГГГ — <данные изъяты> рублей
  • по расходно-кассовому ордеру № от ДД.ММ.ГГГГ — <данные изъяты> рублей
  • по расходно-кассовому ордеру № от ДД.ММ.ГГГГ — <данные изъяты> рублей,
  • по расходно-кассовому ордеру № от ДД.ММ.ГГГГ — <данные изъяты> рублей,

а всего <данные изъяты> рублей.

Из которых возвратил и представил в кассу предприятия авансовые отчеты на следующие суммы:

  • авансовый отчет № от ДД.ММ.ГГГГ на сумму <данные изъяты> рублей;
  • авансовый отчет № от ДД.ММ.ГГГГ на сумму <данные изъяты> рублей;
  • авансовый отчет № от ДД.ММ.ГГГГ на сумму <данные изъяты> рублей;
  • авансовый отчет № от ДД.ММ.ГГГГ на сумму <данные изъяты>.;
  • авансовый отчет № от ДД.ММ.ГГГГ на сумму <данные изъяты>.;
  • авансовый отчет № от ДД.ММ.ГГГГ на сумму <данные изъяты>;
  • авансовый отчет № от ДД.ММ.ГГГГ на сумму <данные изъяты>;
  • авансовый отчет № от ДД.ММ.ГГГГ на сумму <данные изъяты>.;
  • авансовый отчет № от ДД.ММ.ГГГГ на сумму <данные изъяты>.;
  • авансовый отчет № от ДД.ММ.ГГГГ на сумму <данные изъяты>;
  • авансовый отчет № от ДД.ММ.ГГГГ на сумму <данные изъяты>.;
  • авансовый отчет № от ДД.ММ.ГГГГ на сумму <данные изъяты>.;
  • авансовый отчет № от ДД.ММ.ГГГГ на сумму <данные изъяты>.;
  • авансовый отчет № от ДД.ММ.ГГГГ на сумму <данные изъяты>;
  • авансовый отчет № от ДД.ММ.ГГГГ на сумму <данные изъяты>;

всего отчитался по сумме <данные изъяты> рублей.

К авансовым отчетам ответчиком приложены документы, подтверждающие произведенные расходы: командировочное удостоверение, кассовые чеки, квитанции.

На сумму <данные изъяты> рублей Клековкиным ФИО8 не представлено отчетных документов о расходовании полученных в подотчет денежных средств.

В соответствии с положениями, предусмотренными абз. 2 ч. 2 и согласно данным бухгалтерской отчетности из заработной платы ответчика по его личному заявлению произведено удержание <данные изъяты> рублей. Остаток денежной суммы подотчета, на момент подачи исковых требований составил <данные изъяты> рублей.

В добровольном порядке ответчик отказывается от погашения задолженности по подотчетным денежным средствам в нарушение финансовой дисциплины.

В судебное заседание ответчик, будучи надлежаще уведомлявшимся судом по месту его регистрации, о чем свидетельствует почтовое уведомление, возвращенное в суд в связи с истечением срока хранения, не явился, не сообщив причины неявки, не представив заявления о возможности рассмотрения дела в его отсутствие.

По ходатайству представителя истца Гладких ФИО9 действующей на основании доверенности, суд считает возможным рассмотреть настоящее дело в порядке заочного производства.

В соответствии со судом вынесено определение о рассмотрении дела в порядке заочного производства.

Представитель МУП «Ритуал» Гладких ФИО10 настаивая на иске, поддержала в полном объеме доводы, изложенные в заявлении (л.д. 2-6).

Заслушав представителя истца, изучив письменные материалы дела, суд находит иск, подлежащим удовлетворению по следующим основаниям.

Согласно п. 2 ч 1 — Материальная ответственность в полном размере причиненного ущерба возлагается на работника в случае недостачи ценностей, вверенных ему на основании специального письменного договора или полученных им по разовому документу;

Пунктом 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного решением Совета Директоров ЦБР Банка России от 22.09.93 № 40 установлено, что предприятия выдают наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы на сроки, определяемые руководителями предприятий. Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу.

Работник, получивший подотчетную сумму, должен за нее отчитаться, представить в бухгалтерию авансовый отчет (с приложением документов, подтверждающих расходы), а неизрасходованные средства вернуть в кассу организации (суммы, обоснованно истраченные сверх выданной подотчетной суммы, могут быть возмещены работнику).

Сумма подотчетных средств, не возвращенная работником в установленный срок, может удерживаться из его заработной платы.

Из материалов дела видно и судом установлено, согласно представленным в материалы дела первичным платежным документам, что ответчик в период состояния с истцом в трудовых отношениях, получая в подотчет денежные средства в размере <данные изъяты> рублей, не отчитался на сумму <данные изъяты> рублей, из которых с его письменного согласия (л.д. 59) произведено удержание из заработной платы в размере <данные изъяты> рублей, при этом, остаток невозвращенной суммы составил <данные изъяты> рублей.

Исходя из требований , суд, принимая во внимание доводы истца о несоблюдении ответчиком положений, предусмотренных Порядком ведения кассовых операций, не предъявления в бухгалтерию предприятия окончательного отчета об израсходованных суммах, считает возможным возложение на ответчика материальной ответственности в размере заявленных требований. Доказательств несоответствия размера указанных в расходных кассовых ордерах денежных сумм фактически полученным ответчиком в рамках судебного разбирательства суду не представлено.

Согласно — каждая сторона должна доказать те обстоятельства, на которые она ссылается как на основание своих требований и возражений.

В силу ч. 1 — объяснения сторон и третьих лиц об известных им обстоятельствах, имеющих значение для правильного рассмотрения дела, подлежат проверке и оценке наряду с другими доказательствами. В случае, если сторона, обязанная доказывать свои требования или возражения, удерживает находящиеся у нее доказательства и не представляет их суду, суд вправе обосновать свои выводы объяснениями другой стороны.

Принимая во внимание отсутствие доказательств возмещения ответчиком истцу материального ущерба, причиненного в период состояния с истцом в рудовых отношениях, руководствуясь ст. ст. 193-199 ГПК РФ, ст. ст. 235-237 ГПК РФ, суд

Взыскать с Клековкина ФИО11 в пользу Муниципального унитарного предприятия «Ритуал» невозвращенные подотчетные денежные средства в размере <данные изъяты> в счет возврата государственной пошлины.

Ответчик вправе подать в суд, принявший заочное решение, заявление об отмене этого решения суда в течение семи дней со дня вручения ему копии этого решения.

Заочное решение суда может быть обжаловано сторонами также в кассационном порядке в течение 10 дней по истечении срока подачи ответчиком заявления об отмене этого решения суда, а в случае, если такое заявление подано — в течение 10 дней со дня вынесения определения судьи об отказе в удовлетворении этого заявления.